Télétravail : réussir une réunion à distance

Selon notre récente étude, pour 82% des cadres, la flexibilité dans le travail (avec la possibilité de faire du home office) est l’un des principaux éléments qui favoriserait leur satisfaction au travail. La démocratisation du télétravail est en effet en marche, et grâce au développement des technologies et aux outils mis à disposition par les entreprises (Skype for business, Microsoft Teams, chat interne de l’entreprise…), nous sommes de plus en plus amenés à faire des réunions à distance.

Pour ne pas perdre de temps et ne pas se disperser, il est essentiel de préparer ces réunions virtuelles et de bien les animer afin d’atteindre les objectifs fixés.

Voici nos conseils pour mener à bien une réunion à distance :

En amont

Avant toute chose, il est important de préparer au mieux vos réunions virtuelles à distance pour éviter une perte de temps, mais également pour que les objectifs soient clairs pour tous.

Pour cela, les étapes essentielles sont :

• Envoyer un point dans le calendrier de chaque participant : pour faciliter l’accès à la réunion pour tous et leur permettra de recevoir un rappel quelques minutes avant ladite réunion. Cette invitation mail doit fournir toutes les informations utiles pour participer à la réunion (lien d’accès, numéro de conférence…) ;
• Consulter les participants à la réunion : pour les laisser proposer des points à discuter. Cela permettra à chaque participant de prendre la parole sur un sujet en particulier s'il le souhaite et/ou de se sentir concerné par la réunion.
• Préparer un Powerpoint et/ou un ordre du jour : afin d’être opérationnel le jour J et de définir un fil conducteur à la réunion. Soyez clair et concis pour la bonne compréhension de tous les interlocuteurs ;
  
• Faire des tests techniques : pour éviter les problèmes de son, de vidéo et de partage d’écran. Cela vous permettra un gain de temps considérable.

Pendant 

Le jour de la réunion, il est nécessaire de vous installer dans une pièce calme où vous pourrez animer votre réunion sans bruit ou distractions.

Connectez-vous quelques minutes avant le début afin d’être prêt à accueillir vos participants à distance et à lancer votre présentation le plus rapidement possible.
Avant de rentrer dans le vif du sujet, présentez-vous si nécessaire pour donner le ton et que les autres participants fassent de même. N’oubliez pas de rappeler l’ordre du jour pour que tout le monde soit conscient des décisions/objectifs à atteindre en fin de réunion.

Une fois cette introduction/présentation faite, votre rôle d’animateur devient prépondérant. Pour une efficacité optimale de votre présentation, vous devez éviter les dispersions et recentrer le débat si besoin est. Il est important de ne pas perdre l’attention de votre audience. Pour cela, portez attention au respect du temps de parole de chacun. N’hésitez pas à interagir en posant des questions sur la compréhension des participants.

En aval

Une fois la réunion terminée, il est conseillé d’envoyer par mail, à tous les participants le compte-rendu et la présentation s’il y en a une.
Cette synthèse permettra aux personnes présentes et/ou absentes d’avoir un débriefing clair des décisions qui ont été prises et/ou des actions à mener. Ce récapitulatif écrit permettra à chacun de s’y référer à tout moment pour éviter toute perte d’information ou incertitude.

Vous êtes manager et souhaitez savoir comment manager vos équipes à distance ? Lisez cet article.