Un processus de sortie mal orchestré peut-il nuire à l’image de votre entreprise ? En France, 43% des cadres n’hésitent pas à pointer du doigt leur employeur lors d’une fin de collaboration déplaisante et 56% déclarent avoir vécu une mauvaise expérience. Côté entreprises, certaines souffrent d’une mauvaise image employeur, à cause de leur gestion des départs. Constance Philippon, Directrice Associée du cabinet Robert Walters, revient sur l’importance capitale pour ces entreprises de prendre en main leur processus de offboarding.

Qu'est-ce que le offboarding ?

Le offboarding désigne la phase qui suit la démission, ou la résiliation du contrat d’un collaborateur. Cette phase débute à l’annonce d’un souhait de départ et s’étend jusqu’au moment de la séparation entre l’employé et l’employeur.

Pourquoi pensez-vous que le offboarding est une phase tout aussi importante que le onboarding ?

Le offboarding, et en particulier le ou les entretien(s) précédant le départ du collaborateur, est extrêmement important : tout d’abord, il permet à l’employeur et son collaborateur de parvenir à une fin de collaboration harmonieuse, mais il donne aussi à l’employeur la possibilité d‘offrir une contre-offre au talent s'il souhaite le retenir.

Lorsqu'un employeur ne parvient pas à organiser un entretien de départ constructif, il met en péril l'ensemble de sa relation avec le collaborateur, une relation qui a pu prendre des années à se construire. Cette dernière, précieuse et parfois fragile, peut rapidement être mise à mal si la procédure de départ est négligée, et peut conduire les deux parties à se quitter sur une mauvaise note. C’est même parfois la marque employeur qui en pâtit directement, lorsque l’ancien collaborateur vient à partager sa mauvaise expérience en interne ou auprès de candidats potentiels.

Considérez-vous que les entreprises aient accordé davantage d'attention au processus de départ de leurs collaborateurs ces dernières années ? Selon-vous, cela a-t-il un lien avec le phénomène que l’on appelle la « Grande Démission » ?

Sans aucun doute. Ce n'est que très récemment que l'on a commencé à considérer l'offboarding comme une étape cruciale à soigner coûte que coûte, pour le bien de l’employeur et de ses collaborateurs. La "Grande Démission", qui a amplifié la pénurie de candidats, a participé à cette prise de conscience des entreprises.

Pour autant, peu d’entreprises françaises disposent d’un processus formel d'offboarding, ce qui prouve qu’encore trop peu d’employeurs sont conscients de l'importance d'une fin de collaboration "en douceur".

Quelles sont les erreurs courantes commises par une entreprise face à une démission ?

L'une des erreurs les plus fréquentes que l’on constate de la part de l’employeur est d'ignorer le collaborateur une fois qu'il a remis sa lettre de démission. Cela crée une atmosphère désagréable sur le lieu de travail, fait naître un sentiment de trahison injustifié et peut potentiellement conduire à une perte de productivité de l’employé pendant sa période de préavis.

Il peut également arriver que l'employeur n’échange pas avec le collaborateur pour comprendre les raisons motivant son départ. Il s’agit alors d’une occasion manquée pour l'entreprise ou le manager d’identifier des axes d’amélioration, parfois liés à une succession de détails survenus au cours des derniers mois, qui peuvent peut-être disparaître en proposant une autre organisation (un changement de binôme ou d’équipe par exemple).   

Une dernière erreur consiste tout bonnement à ne pas proposer d’entretien offboarding, ce qui non seulement empêche toute éventualité de reconquérir son collaborateur, de proposer ou d'accepter des contre-offres, mais limite également les possibilités de discussion ouverte ou de retour d’avis de l’employé.

Pouvez-vous décrire le processus offboarding idéal ?

Écoutez - Lorsqu'un collaborateur informe qu'il souhaite quitter l'entreprise, son manager doit avant tout l'écouter. Laissez-le exprimer dans ses propres mots les raisons pour lesquelles il souhaite partir. Il peut s'agir d'un processus stressant et gênant pour lui, il est donc extrêmement important de maintenir une posture appropriée et empathique tout au long de l’échange. Restez simplement silencieux, montrez que vous êtes à l’écoute, que vous avez bien reçu l'information et répondez de manière réfléchie en offrant des conseils clairs sur ses options pour l'avenir. Il est essentiel d'organiser un nouvel échange dans les jours qui suivent la démission du collaborateur, afin de discuter davantage de ses sentiments et de permettre d'éventuelles négociations.

Impliquez les RH - Il est important de créer un environnement sécurisant et neutre. Ainsi, l'introduction d'une tierce personne dans la procédure atténuera l’éventuelle pression ressentie par le collaborateur, qui devra expliquer à son responsable les raisons de sa démission. La présence d'un membre des RH peut ainsi l’aider à se sentir plus à l'aise pour s'exprimer. 

Gardez la procédure privée - Les démissions sont un sujet sensible et ne doivent pas être communiquées en interne avant que la fin de collaboration ne soit inéluctable et qu’une date de sortie soit d’ores et déjà actée. En effet, attendre que la décision soit prise et digérée par les deux parties permet par la suite d’avoir une communication beaucoup plus saine quant à l’annonce du départ du collaborateur. Enfin, un message clair communiqué aux équipes, en expliquant que le départ se fait sereinement et dans les meilleures conditions possibles, permet de limiter les commérages.

Soyez prêt - Avoir quelque chose à offrir, une promotion ou une "prime de départ", est crucial et peut tout changer. Cela peut même donner envie au collaborateur de rester dans l'entreprise, ou du moins de la quitter avec un sentiment positif et le motivera jusqu'à la fin de son contrat. Il est également utile de présenter un résumé clair des tâches restantes et des échéances de ce qui doit être exécuté pendant la période de préavis.

Laissez votre ego à la porte - Les démissions ne doivent pas être prises trop à cœur : votre collaborateur a certainement de bonnes raisons de partir. Il peut simplement avoir besoin d’une pause ou prévoit de changer complètement de voie. Même s'il choisit de travailler pour l’un de vos concurrents, cela devient une occasion pour vous d'avoir un aperçu de ce qu’ils font de mieux afin de vous améliorer dans des domaines que vous n'auriez peut-être pas envisagés.

Montrer votre soutien à votre collaborateur démissionnaire et maintenir une relation de travail professionnelle peut s'avérer vital pour les relations futures. Qui sait, il pourrait même souhaiter réintégrer l'entreprise à l'avenir !

Quel serait le résultat, si toutes ces pratiques en matière de processus offboarding étaient appliquées par une entreprise ?

Dans un monde idéal, l'employeur convainc le collaborateur de rester, travaille sur les questions soulevées et résout les problèmes révélés. Tout cela conduit à d'importantes améliorations internes et contribue à améliorer la marque employeur. Même si le collaborateur décide de partir, il le fera sur une note positive. Quant aux autres employés, ils seront rassurés de savoir qu'ils travaillent dans un environnement sain, doté d'excellentes procédures de départ. Ils sauront s’ils devaient un jour se trouver dans une situation similaire, ils pourront parler ouvertement à leur employeur de tout problème et éviter de prendre quelconque décision qu’ils pourraient regretter.