Assistant.e de Direction H/F

Une entreprise internationale de premier plan, basée à Saint-Ouen-Sur-Seine et reconnue pour son expertise dans le secteur automobile, recherche une Assistant.e de Direction H/F pour accompagner trois responsables. Poste à pourvoir en longue mission d'intérim (6 Mois+), pour un start prévu pour Septembre. Rémunération selon profil pouvant aller jusqu'à 55k.

Robert Walters est un cabinet de recrutement britannique créé en 1985, présent dans 31 pays à travers le monde et propose des opportunités professionnelles en CDI, CDD et en intérim.

Processus de recrutement

Si votre candidature était retenue, nous vous proposerons un accompagnement/coaching à chaque étape du processus suivant :

• Premier échange téléphonique de préqualification avec un(e) de nos consultant(e)s
• Entretien exploratoire (présentiel ou visio) pour faire le point sur votre recherche, avec nos recommandations.
• Rencontre(s) avec le Client dans leurs locaux.
• Retours rapides dès réception d’une réponse et débriefing.

En tant qu’Assistant.e de Direction H/F, vous serez le pilier organisationnel du département. Votre rôle consistera à orchestrer l’ensemble des activités administratives pour trois responsables exigeants mais bienveillants : gestion proactive des agendas complexes, anticipation des besoins logistiques pour les nombreux déplacements internationaux.

Vos principales missions seront :

• Organiser et coordonner les déplacements professionnels nationaux et internationaux pour les équipes ventes automobiles, incluant réservations, itinéraires et suivi logistique complet.
• Préparer et organiser la logistique des événements internes et externes tels que workshops, réunions stratégiques ou séminaires avec une attention particulière aux détails.
• Rédiger divers documents administratifs (notes, courriers, procédures internes, comptes rendus) en français et en anglais afin de garantir la qualité des communications officielles du département.
• Gérer les commandes de fournitures, le suivi des achats ainsi que les notes de frais pour l’ensemble du département afin d’assurer un fonctionnement fluide au quotidien.
• Accueillir les visiteurs français et étrangers avec professionnalisme et convivialité lors des rendez-vous ou événements organisés sur site.
• Suivre les indicateurs d’activité du département (reportings réguliers) et assurer la communication interne auprès des parties prenantes concernées.
• Prendre en charge certains aspects budgétaires liés à l’activité administrative du département sous la supervision directe des responsables.
• Collaborer étroitement avec les équipes basées à Stuttgart pour garantir la bonne circulation des informations stratégiques et confidentielles entre les différents sites européens.
• Utiliser quotidiennement les outils bureautiques (Pack Office) ainsi que les logiciels internes pour optimiser l’efficacité organisationnelle.

La maitrise de l'Anglais Courant est indispensable, l'Allemand serait fortement apprécié.

Le profil idéal ?

• Expérience confirmée dans un poste similaire d’assistanat de direction auprès de cadres dirigeants ou managers dans un environnement international exigeant.
• Maîtrise parfaite du français écrit et oral ainsi qu’une excellente aisance rédactionnelle pour produire tous types de documents administratifs officiels.
• Anglais courant indispensable afin d’interagir efficacement avec les équipes internationales ; la connaissance de l’allemand serait un atout supplémentaire apprécié.
• Solide maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que des outils collaboratifs numériques utilisés dans les grandes entreprises industrielles.
• Capacité avérée à organiser et coordonner des déplacements professionnels complexes impliquant plusieurs intervenants internes/externes sur différents sites européens.
• Sens aigu du service client interne allié à une grande discrétion dans le traitement d’informations sensibles ou confidentielles liées aux activités stratégiques du département.
• Aptitude naturelle à travailler en équipe multiculturelle tout en faisant preuve d’autonomie dans la gestion quotidienne des priorités fluctuantes.
• Excellentes compétences interpersonnelles permettant d’accueillir chaleureusement visiteurs et partenaires extérieurs lors d’événements professionnels variés.
• Rigueur administrative associée à une forte capacité d’adaptation face aux imprévus inhérents au secteur automobile international.
• Formation supérieure Bac+2 minimum type BTS Assistant(e) Manager ou équivalent ; toute spécialisation complémentaire sera valorisée.