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Le métier d’assistant services généraux

Sous les ordres du responsable des services généraux, l’assistant services généraux permet aux salariés de travailler en toute sérénité en assurant la gestion des ressources partagées et en contribuant à instaurer un environnement de travail confortable et agréable. Découvrez les spécificités et enjeux de ce métier présentés par Robert Walters.

Qu'est-ce qu'un assistant services généraux ?

Le secrétaire services généraux occupe une fonction transversale, en supervisant tous les services et prestations nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, avec une équipe en interne ou avec des prestataires externes. A ce titre, il constitue les dossiers d’appels d’offres et suit les contrats.

Il assume généralement la gestion des locaux : électricité, chauffage, entretien/désinsectisation, nettoyage, travaux de dépannage (peinture, plomberie, serrurerie…), sécurité, aménagement/déménagement, organisation de l’espace… L’accueil téléphonique et physique ainsi que la réception, l’envoi, le triage et la distribution du courrier lui incombent également, en plus de l’archivage des dossiers.

C’est également le responsable des achats non liés à la production : commandes de fournitures de bureau, produits d’entretien, éléments de décoration, ainsi que la confection de cartes de visites, de badges d’entrée, de clés, et leur suivi.

Pour un parc de véhicules de taille moyenne, il est en charge du suivi des assurances, des réparations et de l’organisation du planning des véhicules de la flotte commune. Étant également au service de son supérieur, il/elle doit gérer son agenda, organiser ses déplacements, s’occuper de ses dossiers, etc.

Quel est le parcours type d'un assistant services généraux ?

Les diplômes BAC+2 de type BTS Assistant de Manager ou Assistant de Direction, et plus généralement les cursus en assistanat ou gestion d’entreprise mènent tous à la fonction d’assistant des services généraux.

Le métier exige la maîtrise d’Internet, d’une suite bureautique et si possible la connaissance d’un ERP. Parfois en relation avec l’étranger, notamment pour le volet approvisionnement, un bon niveau d’anglais représente un atout de taille.

Quelles sont les qualités d'un assistant services généraux ?

Pour assurer que l’ensemble des employés reçoivent tous les services demandés en temps et en heure, l’assistant services généraux doit être méthodique, rigoureux et parfaitement organisé, sachant gérer les priorités. L’urgence et les imprévus font partie de son quotidien, il doit être très réactif et capable de travailler sous pression.

En contact aussi bien avec toutes les entités internes que les partenaires externes, il doit avoir une excellente expression écrite et orale, et une bonne aisance relationnelle.

Appelé à faire des achats, il doit être bon négociateur.

Quel salaire peut espérer un assistant services généraux ?

La rémunération pour un débutant se situe entre 21k€ et 26k€ annuels, tandis qu’un profil senior peut toucher entre 26k€ et 33k€. Cette fourchette varie toutefois suivant l’expérience, l’envergure de l’entreprise, la diversité des missions et le niveau de responsabilités. L’évolution naturelle du poste est celui de responsable des services généraux.

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