Réussir l’intégration d’un collaborateur à distance

Manager suivant l'intégration à distance d'un nouveau collaborateur

Dans un contexte de guerre des talents sur le marché de l‘emploi, les entreprises se doivent d’offrir une excellente intégration à leurs nouvelles recrues. Cette étape clé du processus de recrutement s’avère être un défi de taille lorsque les nouveaux collaborateurs travaillent à distance ou dans des bureaux différents de leurs équipes et de leur ligne managériale.

Pour réussir l’intégration d’un collaborateur à distance, nos consultants mettent en lumière 3 points essentiels :

L’intégration et l’esprit d’équipe :

Il est primordial de commencer l’intégration d’un nouveau collaborateur par une présentation de l’entreprise et de ses nouveaux collaborateurs.

La vidéo-conférence est un bon moyen de présenter les différentes personnes et leurs domaines de responsabilité. Même à distance, il est primordial de créer un lien entre les membres de l’équipe et de pouvoir mettre un visage sur un nom avec lequel la personne sera amenée à travailler quotidiennement.

Au cours de cette conversation, une présentation du parcours professionnel, des compétences et du rôle du nouveau membre est bien entendu nécessaire.

Cette première visio-conférence de présentation ne doit en aucun cas être la dernière. En plus des réunions à distance formelles, des vidéo-conférences informelles sont un très bon moyen de renforcer les liens et de créer une cohésion de groupe. Il peut s’agir de petits déjeuners d’équipe en vidéo, de kick-off…

La mise en place d’un plan de formation :

Dans notre récente étude, 78% des cadres interrogés confiaient avoir déjà ressenti un défaut de formation ou d’accompagnement de la part de leur manager après leur arrivée dans l’entreprise. Aussi, pour garantir une prise de poste optimale et éviter les départs anticipés, le temps passé à la formation et à l’accompagnement ne doivent pas être bâclés.

La mise en place d’un plan de formation clair est un bon moyen de familiariser le collaborateur avec ses nouveaux outils. Grâce à l’utilisation de formations internes en ligne et de webinaires, sur une période de 2 semaines, la nouvelle recrue peut être formée pas à pas aux différents outils du groupe et n’est pas submergée d’information dès son premier jour.

Il est intéressant de confier ces formations aux membres de l’équipe. Cela favorisera le contact et permettra d’avoir un référent sur chaque sujet/plateforme.

Le suivi et l’accompagnement dans la prise de fonction :

53% des cadres interrogés affirment ne pas avoir reçu de définition claire des projets et objectifs à réaliser le premier jour dans leur entreprise. Si les entreprises ne veulent pas prendre le risque que leur new joiner ne parte prématurément, elles doivent lui communiquer de façon claire des objectifs à court/moyen/long termes et réaliser des suivis réguliers de l’avancé de ses missions.

Le suivi est une étape d’autant plus importante lorsque que le collaborateur est à distance. Le sentiment de sollitude peut rapidement apparaître lorsque le collaborateur n’est pas physiquement présent dans les bureaux. Par conséquent, il nécessite un accompagnement plus approfondi. Des appels quotidiens du manager les premières semaines, puis hebdomadaires ensuite, installeront un climat de confiance et aideront le nouveau membre à prendre en main les différents sujets. Ces appels aideront également le manager à suivre l’avancée des projets à distance et à mieux comprendre le fonctionnement de son équipe. En effet, bien que travaillant dans la même équipe, les pratiques doivent être adaptées pour proposer le même service à distance (mentalité différente, marché différent...). Ces points réguliers sont aussi le moyen de faire remonter ou redescendre certaines informations (informations groupe, questions sur les processus…).

En complément, les vidéo-conférences et la participation à des séminaires en ligne permettent de développer un sentiment d’appartenance à l’équipe et à l’entreprise.

Pour davantage de conseils sur l’intégration de nouveaux collaborateurs, consultez notre livre blanc.

Le flexibilité dans le travail est l'une des principales sources de satisfaction professionnelle des salariés français. Pour 82% des cadres interrogés dans notre dernière étude*, l’un des principaux éléments qui favoriserait leur satisfaction et leur bien-être est la souplesse des horaires de travail et la possibilité de faire du home office.

Avec l'essor du télétravail, les entreprises doivent s'assurer que leur ligne managériale est bien préparée pour assurer une gestion à distance réussie qui stimule l’efficience et la motivation des collaborateurs.

Le télétravail étant une solution devenue essentielle pour attirer les meilleurs talents, Robert Walters livre ses conseils pour aider les dirigeants à s'y adapter.

Passer à une évaluation basée principalement sur les résultats

Au quotidien, la gestion du travail à distance nécessite de passer d'un contrôle basé sur le comportement à un état d'esprit basé sur les résultats. Au lieu d'évaluer les performances uniquement en fonction de ce que l'on perçoit comme étant le travail d'un collaborateur, les managers doivent tenir compte de leurs résultats ou d'autres éléments livrables, et établir un environnement de confiance mutuelle.

Concevoir des alternatives innovantes à la communication en face à face

Le travail flexible peut créer des difficultés de communication, car les collaborateurs peuvent se sentir moins proches les uns des autres.

Il devient nécessaire de maintenir le lien et de prendre le temps de se retrouver via des rencontres virtuelles : planifiez des séances vidéo pour rassurer et guider vos collaborateurs. En plus de consacrer un moment de la semaine où l'équipe peut se réunir, nous conseillons également aux managers d'utiliser des outils alternatifs tels que la messagerie instantanée et les réunions virtuelles pour favoriser la communication.

Créer une culture ouverte de la flexibilité

Les entreprises doivent également créer une culture dans laquelle les employés n'ont pas le sentiment d'être désavantagés par des horaires de travail flexibles. Certains nouveaux arrivants peuvent avoir du mal à apprendre si leur directeur ou les membres de leur équipe ne sont pas là. Il est fortement recommandé aux managers de discuter ouvertement des modalités de travail flexibles avec tous les membres de l'équipe afin de garantir que chacun est traité de manière égale.

Attention à l'épuisement professionnel

Avec l'utilisation des appareils mobiles à la maison, la frontière entre le travail et la vie privée est ténue. Il est conseillé aux managers de contrôler que les collaborateurs travaillant à distance ne travaillent pas de manière excessive, car cela peut entraîner un niveau de stress élevé et un "épuisement professionnel". Les signes à surveiller sont une réduction de la productivité et un certain désengagement.

· Cf livre blanc On-boarding