Recruter par visioconférence : le nouveau challenge

La période exceptionnelle traversée actuellement amène chacun à repenser les modes de travail, et à s’adapter autant que possible pour limiter le blocage économique tant redouté.

Sur le marché du recrutement, il est observé d’une part, un ralentissement de l’activité lié à la mise en place des nouvelles organisations de travail au sein des entreprises et d’autre part, le souhait pour la majorité de ces dernières, de ne pas interrompre les processus de recrutement en cours.

La poursuite d’un processus entamé de manière classique par un premier entretien physique, ne semble pas poser de problème particulier. A l’inverse, baser l’ensemble du processus de décision sur des entretiens d’embauche à distance présente un réel challenge.

Face à cette nouvelle manière de construire l’appréciation d’une candidature, la meilleure option est de multiplier les points d’attention.

Renforcer la phase de préqualification

La réalisation d’une préqualification auprès d’un candidat dont on a identifié le profil est une règle de base en recrutement. Dans ce contexte inédit, il est important de ne plus en faire une « simple étape préalable » mais bien un réel premier échange. Prendre note de son ressenti personnel devient essentiel.

Cette première discussion doit alors prendre la forme d’un véritable entretien exploratoire d’une vingtaine de minutes, sur la compréhension du poste actuel du candidat, de ses motivations et de ses aspirations.

Alors que le candidat n’a pas encore pour enjeu de se vendre auprès du recruteur à cette étape, les réponses apportées sont souvent plus libres et révélatrices.

Par ailleurs, il ne faut pas craindre d’être redondant en vue d’un potentiel futur entretien visioconférence. En effet, ce dernier peut être davantage orienté vers la grille de lecture liée au poste, et permettre ainsi aux deux parties de mieux sonder mutuellement l’implication et la motivation de chacun. Un processus trop court et moins exigeant présentera potentiellement plus de risque sur la capacité du candidat à se projeter et s’engager.

Construire son entretien en visioconférence

S’il est fréquent lors d’un entretien en face à face d’adopter un mode « discussion ouverte », permettant à chacun de s’exprimer en réaction aux questions et centres d’intérêts de l’autre, il ne peut pas en être de même lors d’un entretien à distance.

En effet, les aspects techniques rendent la conversation souvent moins fluide, les interruptions souvent moins compréhensibles et donc moins bien vécues par l’interlocuteur. Il est alors particulièrement important de préparer l’entretien en amont, et de donner des instructions claires au candidat quant aux attentes.

Afin d’éviter un long monologue difficile à interrompre, il peut être judicieux d’organiser l’entretien par grandes thématiques : réalisations majeures, échecs et apprentissage en résultant, expériences managériales fortes, compétences techniques pour le poste etc.

Au-delà du déroulement de l’entretien, il faut être particulièrement vigilant concernant l’obtention ou non de l’ensemble des informations souhaitées tant sur l’expérience du candidat que sur sa personnalité. Pour cela, il est important de constituer en amont de l’entretien, une grille d’évaluation à remplir rapidement au cours de l’entretien. Cet exercice, également utile pour un entretien en face à face, gagne en importance dans le cadre d’une visioconférence qui a souvent tendance à être plus rapide et à laisser moins de place aux digressions.

Anticiper la prise de référence

La prise de référence intervient généralement en fin de processus : seulement pour les candidats shortlistés.

Dans un contexte où toute information permettant de faciliter la prise de décision est recherchée, il est intéressant d’anticiper cette étape et de la réaliser dès le premier entretien en visioconférence. Il est évidemment recommandé d’approfondir de nouveau des points spécifiques auprès de certains contacts en fin de processus si nécessaire.

Ne pas hésiter à multiplier les avis

Pour un processus de recrutement classique, il est souvent recommandé de ne pas dépasser 3 à 4 entretiens afin de gagner en réactivité vis-à-vis du candidat. Cette contrainte n’existe plus lors d’entretiens en visioconférence.

En effet, l’engagement en temps passé par les uns et les autres est amoindri (pas de déplacements, de transports, d’attente à l’accueil etc.) et beaucoup plus facilement intégré dans un agenda déjà chargé. Dans ce contexte, il est facile d’élargir le panel de membres de la société interviewant le candidat afin de croiser les avis. De plus, cela permet au candidat de se projeter dans les missions et l’entreprise à travers une plus grande variété d’interlocuteurs. En adoptant cette méthode, il peut être intéressant de partager la grille d’évaluation mentionnée précédemment pour faciliter la confrontation des avis a posteriori.

Demander un feedback écrit de la part du candidat

La demande de feedback écrit du candidat est une étape parfois oubliée des processus de recrutement, souvent par souci de réactivité.

Lorsqu’elle est appliquée, et pour que la demande ne soit pas incomprise du candidat, il est nécessaire de lui construire une trame. Celle-ci peut s’articuler autour du feedback suite aux entretiens, ou être plus poussée et former un réel business case. En suivant cette trame, le candidat peut ainsi adresser un e-mail de restitution suffisamment détaillé et révélateur de sa compréhension du poste, des enjeux, et de sa motivation.

Le contenu, la forme mais aussi le délai dans lesquels ce feedback est adressé permettent d’approfondir la lecture d’une candidature.

Réaliser un test de personnalité 

Que ce procédé soit habituel ou non, employer un test de personnalité peut apporter une grille de lecture supplémentaire.

Si l’outil est bien maîtrisé, il peut être également intéressant d’anticiper cette étape pour nourrir les questions en entretien. Dans tous les cas, il est important de pouvoir confronter les résultats obtenus avec le candidat : le but étant de lui permettre de s’exprimer, de nuancer, de donner des exemples illustrant son propos. Cet échange permet de bien comprendre les subtilités qui se cachent parfois derrière les résultats obtenus.

 

En conclusion, dans un contexte où seuls les entretiens en visioconférence sont possibles, l’objectif est de multiplier l’accumulation d’informations, et de s’organiser davantage pour obtenir du candidat le plus d’exemples concrets possibles sur les aspects importants d’un recrutement.

Finalement, c’est le manque d’habitude des entretiens à distance qu’il faut compenser. En multipliant ces expériences de visioconférence, il est plus facile de se constituer les mêmes ressentis, convictions et intuitions que lors d’un entretien physique.
Dans l’attente de cette habitude et de cet effet d’expérience, n’hésitez pas à demander l’accompagnement de votre consultant en recrutement qui saura également vous guider et partager son expérience.

Rédigé par : Aude Boudaud - Associate Director

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