Receptionist & Facilites Assistant HF

Le rôle combine deux dimensions clés : Réception & Facilities.
Le ou la candidat(e) retenu(e) interviendra comme support essentiel au bureau parisien, en coordination avec l’Office Manager et les équipes globales.

1. Réception & Accueil

• Accueillir, orienter et accompagner visiteurs, collaborateurs et partenaires.
• Gérer le standard téléphonique : réception, filtrage et dispatch des appels.
• Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier et des colis.
• Organiser les envois et retours (DHL, recommandés, etc.).
• Maintenir l’espace d’accueil propre, rangé et conforme aux standards de l’entreprise.
• Réaliser diverses tâches administratives ponctuelles.

2. Facilities & Support Opérationnel

• Gérer les badges d’accès et assurer le suivi des droits d’entrée au bureau.
• Participer à l’onboarding des nouveaux collaborateurs : accueil, visite, activation des accès, présentation des outils internes.
• Gérer les prestataires : création de nouveaux vendors, coordination des interventions.
• Identifier les besoins d’entretien ou dysfonctionnements et alerter l’Office Manager.
• Collaborer avec les équipes techniques de l’immeuble pour les demandes de maintenance.
• Appuyer les équipes internes : commandes (cartes de visite, fournitures), réservations hôtels/restaurants, organisation logistique.
• Assurer la gestion des stocks (fournitures, espaces cuisine, consommables).
• Préparer, réinitialiser et maintenir les salles de réunion.
• Coordonner les déjeuners, réunions, évènements internes.
• Contribuer aux tâches ad hoc, incluant les remplacements ponctuels et le support Travel & Expenses.

Compétences techniques

• Première expérience en Réception, Office Management, Facilities, Assistanat ou Hôtellerie.
• Maîtrise professionnelle de l’anglais (environnement international).
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word).
• Connaissance des process courriers/coursiers et de la gestion de prestataires.

Compétences comportementales

• Sens aigu du service et de l’hospitalité.
• Attitude chaleureuse, positive et professionnelle.
• Excellente présentation et communication.
• Organisation, rigueur et gestion du multitâche.
• Proactivité, autonomie et capacité à anticiper les besoins.
• Réactivité et capacité à gérer les urgences.
• Fiabilité et ponctualité irréprochables.